Outlookin automaattisen viestivastauksen määrittäminen (ei poissa)

11. helmikuuta 2020 261 Näkymät Outlookin automaattisen viestivastauksen määrittäminen (ei poissa)

Selaa viestien aiheita

Johdanto

Tässä oppaassa esitellään Outlookin automaattisten vastausviestien määrittäminen. Oppaassa ei käsitellä Outlookin automaattisen poissaoloviestin määrittämistä.

Jos haluat ottaa poissa toimiston käyttöön Outlookissa, lue tämä opas – Automaattinen poissaolovastaus Microsoft Outlookissa.

Mutta jos haluat lähettää automaattisen viestin ihmisille, jotka lähettävät sinulle viestin, jatka lukemista…

Outlookin automaattisten vastausviestien määritysvaiheet

Kuten aiemmin mainitsin, tämä opas EI koske automaattisen vastauksen määrittämistä poissa toimistolta . Tämä opas auttaa sinua määrittämään viestit lähetettäväksi automaattisesti ihmisille, jotka lähettävät sinulle viestejä.

Tämä koskee tukikeskuksia, joihin sähköpostien saapuminen voi kestää jonkin aikaa. Ylin johto, joka vastaanottaa paljon sähköposteja, saattaa myös haluta lähettää automaattisia vastauksia lähettäjille.

Tässä ovat korkean tason vaiheet Outlookin automaattisen vastauksen määrittämiseksi:

  1. Luo Outlook-viestimalli
  2. Luo automaattinen vastaussääntö

Luo Outlook-viestimalli

Outlook-viestimallin luomisen vaiheet

Jotta voit lähettää automaattisia vastausviestejä lähettäjillesi, sinun on luotava viestimalli.

Tässä ovat vaiheet:

  • Luo uusi sähköpostiviesti outlookista.
Outlookin automaattisten vastausviestien määrittämisen vaiheet - Luo Outlook-viestimalli
  • Kirjoita Aihe ja sen sähköpostin sisältö, johon haluat Outlookin automaattisen vastauksen.
  • Napsauta sitten Tiedosto ja valitse Tallenna nimellä .
Outlook avaa todennäköisesti mallipolun – %AppData%MicrosoftTemplates. Jos näin ei ole, muista tallentaa mallisi tälle polulle.
  • Anna tiedostolle kuvaava nimi. Sitten päälle Tallenna tyyppinä avattavasta valikosta Outlook-malli. Napsauta lopuksi Tallenna.
  • Kun olet tallentanut viestin mallina, napsauta Sulje ja valitse Ei tallenna luonnosviestiin..

Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö

Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö

Viimeinen vaihe saada automaattinen vastausviesti toimimaan on säännön luominen…

Tässä vaiheet…

  • Palaa Outlookiin, napsauta Tiedosto .
  • Vieritä sitten hieman alas ja napsauta Hallinnoi sääntöjä ja varoituksia .
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Jos sinulla on useampi kuin yksi sähköposti Outlookissa, varmista, että valitset sähköpostin, johon haluat tämän säännön sovellettavan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Ota muutokset käyttöön tähän kansioon pudota alas. Valitse sähköpostiosoitteeksi Saapuneet.
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Napsauta sitten Uusi sääntö
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Käytössä Ohjattu sääntötoiminto , S torttu tyhjästä säännöstä osion napsautus Käytä sääntöä vastaanottamiini viesteihin . Napsauta sitten Seuraava.
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Sitten päälle Mitkä olosuhteet haluat tarkistaa -näytössä määritä ehdot, jotka saapuva viesti täyttää tämän säännön soveltamiseksi. Jos haluat, että sääntöä sovelletaan KAIKKIIN viesteihin, napsauta Seuraava.
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Saat viestin, jossa kerrot siitä Tätä sääntöä sovelletaan jokaiseen vastaanottamaasi viestiin ..Jos haluat, napsauta Kyllä.
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Sitten päälle Mitä haluat tehdä viestillä näyttö, vaihe 1 valitse vieressä oleva valintaruutu Vastaa käyttämällä tiettyä mallia .
Luo Outlookin automaattinen vastaussääntö
  • Käytössä vaihe 2 laatikko napsauttaa tietty malli hyperlinkki.
  • Kun Valitse vastausmalli näyttö avautuu napsauttamalla vieressä olevaa pudotusvalikkoa Katso sisään . Valitse sitten Käyttäjämallit tiedostojärjestelmässä .
  • Kaikki luomasi mallit tulevat näkyviin. Napsauta mallia, jota haluat käyttää. Napsauta sitten Avata .
  • Takaisin Ohjattu sääntötoiminto , napsauta Seuraava.
  • Sitten, jos haluat lisätä poikkeuksia saapuviin viesteihin, jota sääntöä sovelletaan, tee se tässä. Muussa tapauksessa napsauta Seuraava.
  • Lopuksi klo Viimeistele säännön määritys näyttö, varmista että Ota tämä sääntö käyttöön on tarkistettu. Napsauta sitten Valmis. Napsauta sitten OK.

Kun otat tämän säännön käyttöön, Outlookin automaattinen vastaus lähettää mallissasi olevan viestin kaikille lähettäjille.

Johtopäätös

Outlookin automaattisen vastauksen määrittäminen on erittäin hyvä työkalu, joka voi antaa sinulle ammattimaisen ilmeen. Toivon, että tämän oppaan avulla olet voinut määrittää Outlookin automaattisen vastausviestin.

Jos sinulla on kysyttävää, kommentteja tai palautetta, käytä tämän sivun lopussa olevaa Vastaa -lomaketta.

Haluatko lisää tällaisia ​​teknisiä oppaita? Vieraile How To -sivullamme.